De eerste informatie rond het nieuwe Refassist

Begin juli start de uitrol van Refassist, die op korte termijn E-kickoff zal vervangen. Onze vriendenkring zal een belangrijke rol spelen in de eerstelijns hulp voor al onze leden. Vriendenkringen worden zo opnieuw belangrijk en dat kunnen we alleen maar toejuichen. Binnen elke vriendenkring zullen twee personen, zogenaamde key-users, instaan voor de eerstelijnshulp. Bij verdere hardnekkige problemen staan deze ook rechtstreeks in contact via het secretariaat en de IT dienst achter het hele gebeuren. Zo wordt ons provinciaal secretariaat alvast ontlast van een heleboel vragen. Als vriendenkring worden we nauw betrokken bij alle wijzigingen en krijgen we met korte opleidingen alvast de nodige informatie tijdig binnen.

Soleo communiceert al enkele jaren heel nauwgezet met al haar leden, zo ook via onze SMS dienst die met de regelmaat van de klok berichten uitstuurt. Wij engageren ons om ook via dat platform onmiddellijk en snel bij enige problemen of nieuwigheden jullie meteen te kunnen berichten. Belangrijk is dat uw contactgegevens steeds up-to-date blijven. Via onze website kan u helemaal onderaan op eenvoudige wijze uw gegevens updaten, zo mist u geen enkel bericht. Uw lidmaatschap bij onze vriendenkring blijft dus meer dan de moeite waard.

Om jullie al de nodige inkijk te kunnen geven voorzien we in de komende dagen alvast enkele online info sessies waar we meer toelichting gaan geven in de vele nieuwe mogelijkheden die het systeem rijk is. En om zo ook op de eerste vragen en bezorgdheden misschien al een antwoord te kunnen geven. Het nieuwe systeem is alvast een prachtig gegeven, dat kunnen we jullie nu reeds meegeven. Een schitterende vooruitgang voor de arbitrage.  Komende week, we gaan proberen om dit maandagavond al te kunnen organiseren, gaan we via Microsoft Teams, het een en ander al uiteenzetten. We voorzien nog wel meer momenten, daarover later meer.

Belangrijkste zorg van heel wat onder jullie is er rond de inlogprocedure. Bij de uitrol van het nieuwe inlogsysteem in een niet zo ver verleden waren hier bijzonder veel problemen rond. We kunnen jullie hierin alvast geruststellen, aan de inlogprocedure zoals we ze nu nog kennen wijzigt er niets. Er zal opnieuw met Okta gewerkt worden.

Begin juli krijgt iedereen per mail alvast de nodige informatie toegestuurd om in te loggen op het nieuwe systeem. Refassist voorziet de hele uitrol in meerdere fases, op termijn komen er meer en meer functies bij, dat is voorzien voor september en oktober. De uitrol van de basiszaken gaat van start in het Nationale Amateurvoetbal (voorlopig 5 juli), en daags nadien komt al onze provincie Antwerpen aan de beurt. We springen dus meteen van bij de start mee op de kar.  

In Refassist zitten enkele leuke snufjes verwerkt. Zo is er een leuke functie bij de aanduiding van wedstrijden met trioarbitrage dat men de contactgegevens van de collega’s kan terugvinden. Op voorwaarde dat de gegevens door de scheidsrechter op openbaar worden gezet. Hoe dat in zijn werk gaat leggen we zeker nog wel met hand en tand uit.

Het systeem voorziet ook in de nodige berichtgeving, bij wijziging van allerlei aard rond de aanduiding, krijgt u hiervan een notificatie per mail en een bericht in het dashboard, uw berichtenbox op het platform.

Ook het verlofsysteem is makkelijk in gebruik, en voor wie een langere periode verlof wenst aan te vragen kan dat nu op veel eenvoudigere wijze, zonder zoals nu in e-kickoff een heleboel handelingen te moeten uitvoeren. De huidige verlofaanvragen worden meegenomen, het is de bedoeling dat van zodra je inlogt op Refassist, je ze daar in de toekomst verder aanvraagt.

voorbeeld van de kalender

Op termijn zullen bijvoorbeeld ook de peterschappen hierin opgenomen worden en verschijnen als aanduiding bij de desbetreffende peter, die ook in dit platform meteen zijn verslag zal kunnen invullen. Eventuele scheidsrechters in blessure, kunnen ook dan nog optreden als peter en aangeduid worden. Ook wie als reserve optreedt in het weekend en dus ingeschakeld zal worden als iemand afbelt, krijgt dit in zijn aanduidingoverzicht te zien.

Heel veel zaken zullen zichzelf uitwijzen, maar bij problemen rond de voornaamste zaken kan u bij ons meteen terecht. Kunnen we hier echt niet mee voort staan we in rechtstreeks contact met het secretariaat en de IT dienst die het platform heeft opgezet. Met de meest moderne communicatietechnieken staan we snel in verbinding met iedereen. Ook krijgen we zo een inkijk op de eventuele problemen in andere provincies, zodat we bij toekomstige gelijkaardige problemen meteen een oplossing kunnen bieden.

Stay tuned voor meer, via onze online sessies geven we in de komende dagen nog wat extra tekst en uitleg. Zorg dat je er zeker eens een keertje bij bent.