Algemene privacyverklaring Kon. Soleo

Op 25 mei 2018 trad de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of General Data Protection Regulation (GDPR) in werking. De GDPR of de AVG is een geheel van regels om de gegevens van Europese burgers beter te beschermen.

Kon. Soleo hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd). In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Kon. Soleo houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;
• verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Kon. Soleo zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit bij het bestuur van de vereniging.

De contactgegevens hiertoe zijn terug te vinden via www.ksoleo.be of kunnen rechtstreeks gesteld worden via secretariaat@ksoleo.be.   

Uw persoonsgegevens en verkregen beeldmateriaal dat is ingestuurd of door ons gemaakt ten behoeve van publiciteit, kunnen door Kon. Soleo worden verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

• Om te kunnen deelnemen aan de bijeenkomsten, activiteiten en uitstappen van Kon. Soleo in de meest ruime zin van het woord;
• Het versturen van informatie (SMS, nieuwsbrieven en andere uitnodigingen);
• Gebruikt voor rekrutering en publiciteit;
• Het jaarlijks opvragen van de scheidsrechtersdocumenten van haar actieve leden bij de KBVB/Voetbal Vlaanderen ten behoeve van de verdeling ervan 
• Het bekomen van subsidiëring door de overheid en/of het stadsbestuur Lier (wettelijke verplichting)

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail en datum van toetreding 
• Persoonlijke kenmerken : gender, geboortedatum, nationaliteit

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen. Er wordt voor publiciteit te allen tijde enkel gebruikt gemaakt van zelf verkregen materiaal of ingestuurd door leden indien zij akkoord zijn gegaan met de privacyverklaring dewelke kan getekend worden bij het invullen van de gegevens.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen delen indien dit noodzakelijk is enkel en alleen voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo behoren de sportfederatie KBVB en al haar afdelingen tot onze directe partners dewelke eveneens gebonden zijn aan deze privacy wetgeving.  

Hiernaast maken wij gebruik van een derde partij of verwerker voor:
• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);
• het verzorgen en verspreiden van SMS, nieuwsbrieven en uitnodigingen.
• het verzorgen van uw jaarlijkse scheidsrechtersdocumenten (enkel voor actieve scheidsrechters)

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen dan noodzakelijk is. 

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is zoals bijvoorbeeld in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Kon. Soleo bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. De gegevens van leden die de vereniging verlaten worden maximaal één jaar na het laatst gebruik verwijdert.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
 
• Alle personen die namens Kon. Soleo van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen om een zo goed mogelijke beveiliging hiervan te verzorgen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Kon. Soleo is geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben.

Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijziging privacy statement

Kon. Soleo kan zijn privacy statement wijzigen. Laatst gewijzigd op 1 juni 2018.